Rekisteri- ja tietosuojaseloste
Talouspalvelu Arkki Oy:n henkilötietolain (10 ja 24 §) ja EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) mukainen rekisteri- ja tietosuojaseloste.
Asiakassuhteessa (kirjanpitopalveluita tuotettaessa) Talouspalvelu Arkki Oy käsittelee myös asiakkaan rekistereissä olevia tietoja. Yhteiset pelisäännöt asiakkaan keräämien henkilötietojen käsittelyyn sovitaan osana toimeksiantosopimusta, joka luodaan ennen asiakassuhteen alkamista. Kaikki asiakassuhteeseen liittyvät selosteet ja muut asiakirjat ovat kaikkien asiakkaittemme käytettävissä.
Laadittu 10.8.2023.
1. Rekisterinpitäjä
Talouspalvelu Arkki Oy
Marjarinteentie 10
12540 Launonen
Puh. 040 584 8859
sarita.kamula@talouspalveluarkki.fi
Y-tunnus: 3370538-1
2. Rekisteristä vastaava yhteyshenkilö
Sarita Kamula
sarita.kamula@talouspalveluarkki.fi
040 584 8859
3. Rekisterin nimi
Talouspalvelu Arkki Oy:n asiakkuuksiin ja muuhun asialliseen yhteyteen perustuva yritysten päättäjien ja/tai avainhenkilöiden asiakasrekisteri.
4. Rekisteriin kerättävät
Asiakkaat ja yhteyshenkilöt, potentiaaliset asiakkaat ja verkkosivustojen lomakkeiden käyttäjät.
5. Rekisterin käyttötarkoitus
Kerättäviä henkilötietoja käytetään asiakassuhteiden luomiseen ja potentiaalisten asiakassuhteiden ylläpitoon, hoitamiseen ja kehittämiseen sekä sopimusten täytäntöönpanoon.
6. Tietojen käsittelyperuste
Rekisterinpitäjän oikeutettu etu.
7. Rekisterin tietosisältö
Talouspalvelu Arkki Oy tarjoaa asiakkailleen yhteydenottolomakkeen kotisivuillaan, jossa voidaan käsitellä seuraavia tietoja:
– etu- ja sukunimet
– sähköpostiosoite
– puhelinnumero
Asiakasrekisterissä voidaan myös käsitellä palvelusopimuksessa sovitusta riippuen yllä mainittujen tietojen lisäksi seuraavia tietoja:
– Y-tunnus (yrityksiltä) ja/tai henkilötunnus
– laskutus- ja perintätiedot
– Osoitetiedot
– Yhteyshenkilöt
– Kotipaikka
– Sopimuksen mukaisen yhteydenpitoon liittyvät tiedot, esim. palveluiden osto- ja peruutustiedot, toimitustiedot, palautteet, sähköpostit ja viestit
Lisäksi mm asiakkaan:
– työntekijöistä
– hallituksen jäsenistä
– tosiasiallisista edunsaajilta
– osakkaista
– tilintarkastajista
8. Mistä tiedot rekisteriin saadaan?
Lähtökohtaisesti aina henkilötietojen luovuttaja on asiakas itse sekä asiakkaan edustajat. Tietoja voidaan myös saada julkisista tietolähteistä tai viranomaisilta. Lisäksi tietoja voidaan saada vakuutusyhtiöiltä, ammattiliitoilta ja työttömyyskassoilta.
9. Henkilötietojen suojatoimet
Sähköisesti käsiteltävät henkilötiedot suojataan asianmukaisesti tietoturvateknologian avulla.
10. Tietojen säilytysaika
Henkilötiedot säilytetään niin kauan, kuin niitä tarvitaan asiakkaan kanssa tehtävän sopimuksen täytäntöönpanemiseksi tai asiakaspalvelun kehittämiseksi lain salliman enimmäisajan. Henkilötietojen säilytysaika vaihtelee sen tiedoista riippuen, tarkoittaen, että voimme säilyttää henkilötietojasi lain mukaan, vaikka sopimuksemme olisi päättynyt. Epätarkat, virheelliset tai vanhentuneet tiedot poistetaan tai oikaistaan viipymättä.
11. Säännönmukaiset tietolähteet
Rekisteriin kerätään tietoja henkilöltä itseltään verkkosivustovierailun yhteydessä (yhteydenottolomake) tai muun henkilökohtaisen tai digitaalisen vuorovaikutuksen yhteydessä, rekistereistä lain sallimissa. Tietoja kerätään myös Google Analytics -analytiikkatyökalun avulla.
12. Tietojen säännönmukaiset luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle
Tietoja ei luovuteta säännönmukaisesti muille tahoille. Tietoja voidaan julkaista siltä osin kuin niin on sovittu asiakkaan kanssa.
13. Rekisterin suojauksen periaatteet
Rekisterin käsittelyssä noudatetaan huolellisuutta ja tietojärjestelmien avulla käsiteltävät tiedot suojataan asianmukaisesti. Rekisterinpitäjä huolehtii siitä, että tallennettuja tietoja sekä käyttöoikeuksia ja muita henkilötietojen turvallisuuden kannalta kriittisiä tietoja käsitellään luottamuksellisesti ja vain niiden työntekijöiden toimesta, joiden työnkuvaan se kuuluu.
14. Tarkastusoikeus ja oikeus vaatia tiedon korjaamista
Jokaisella rekisterissä olevalla henkilöllä on EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukaiset oikeudet. oikeus tarkistaa rekisteriin tallennetut tietonsa ja vaatia mahdollisen virheellisen tiedon korjaamista tai puutteellisen tiedon täydentämistä tai häntä koskevien henkilötietojen poistamista rekisteristä (”tulla unohdetuksi”).. Mikäli henkilö haluaa tarkistaa hänestä tallennetut tiedot tai vaatia niihin oikaisua, pyyntö tulee lähettää kirjallisesti (esim. sähköposti) rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa). Niin ikään rekisteröidyillä on muut EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukaiset oikeudet kuten henkilötietojen käsittelyn rajoittaminen tietyissä tilanteissa. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).
Rekisteröidyllä on oikeus koska tahansa kieltää tietojensa käyttö suoramarkkinointitarkoituksiin. Emme koskaan myy henkilötietoja muille tahoille, jotta nämä voisivat kohdistaa suoramarkkinointia rekisteröityihin.
Hankimme verkkomainontaa mm. Facebookilta, Instagramilta ja Googlelta. Nämä yhtiöt eivät kuitenkaan koskaan saa henkilötietojasi eikä tällaisessa mainonnassa ole kyse suoramarkkinoinnista, vaan se perustuu evästeisiin. Katso tarkemmin kohta Evästeiden käyttö.
15. Evästeiden (cookies) käyttö
Käytämme sivuillamme ns. cookie-toimintoa eli evästeitä. Eväste on pieni, käyttäjän tietokoneelle lähetettävä ja kovalevyllä säilytettävä tekstitiedosto, joka mahdollistaa internet-sivujen ylläpitäjän tunnistamaan usein sivuilla vierailevat kävijät, helpottamaan kävijöiden kirjautumista sivuille, sekä mahdollistamaan yhdistelmätiedon laatimisen kävijöistä. Tämän palautteen avulla pystymme analysoimaan sivujemme käyttöä ja jatkuvasti parantamaan sivujemme sisältöä. Evästeet eivät vahingoita käyttäjien tietokoneita tai tiedostoja. Käytämme niitä siten, että voimme tarjota asiakkaillemme kunkin yksilöityjen tarpeiden mukaisia tietoja ja palveluita.
Mikäli sivuillamme vieraileva käyttäjä ei halua meidän saavan edellä mainittuja tietoja evästeiden avulla, useimmat selainohjelmat mahdollistavat eväste-toiminnon poiskytkemisen. Tämä tapahtuu yleensä selaimen asetuksien kautta.
On kuitenkin hyvä ottaa huomioon, että evästeet voivat olla tarpeellisia joidenkin ylläpitämiemme sivujen ja tarjoamiemme palveluiden asianmukaiselle toimimiselle.